开会流程和步骤(会议组织和安排流程)

据统计，在英国每天大约有400万个小时被用于团队的会议，在美国平均每天要举行1100次的团队会议。《哈佛商业评论》通过调查后发现，每个主管每天用于正式会议的时间达到了3.5个小时，用于非正式会议的时间大约是1小时。由此可以看出会议将近占用了管理人员一半的工作时间，企业的效益也与这些会议息息相关。所以会议的效率，一定程度上影响着工作效率。那么如何组织一场高效的会议？

首先我们要明确会议的类型有哪些，以及我们为什么要召开各种类型的会议？明确了会议类型及会议目的，我们才能更准确地把握会议节奏，让会议发挥真正的效用。

会议分类

会议可以按照时间和形式进行分类。按照时间来说，我们可以将会议分为周例会、月例会、 季度例会、季度总结会和收心会等。按照形式来分的话，我们可以分为培训型会议、沟通型会议、分享型会议和比赛型会议等。

会议目的

在开会前明确目的，在会议中我们以目标为导向可以少浪费时间。其实我们会议最核心的目的就是利用会议进行管理行为，具体管理行为可以细化为以下五种：

1.完成具体工作：个人知识经验有限，开展会议可以结合多人的学识和经验，完成具体工作。

2.互相合作，分享知识：会议控制工作流程，进行工作上的合作确认。

3.达成共识：会议提供各方沟通的机会，借助会议达成共识。

4.解决问题：通过会议进行决策，形成决议解决问题。

5.加油打气：通过会议进行激励嘉许，提升团队凝聚力，归属感，荣誉感。

在明确了会议类型和目的之后，我们要怎样安排会议流程才能达到既定的会议目的？

会议流程要点说明

会前准备：

1、确定会议是否必要。

2、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？

3、准备议事日程。

4、收集所有与会议所议项目有关的信息。

5、根据要讨论的问题限定与会人员，会议记录人员选定。

会议主题：

1. 提前3-7天发送邀请和会议主题及相关准备要求。

2. 一次会议只有一个主题，高效达成会议共识，解决问题。

会议纪律：

1. 会议提前3天请假，不允许临时请假

2. 会议期间不可喧哗，玩闹，态度不端正。不可以带有情绪去进行沟通。

3. 手机静音震动。

4. 不可以迟到。

重点工作梳理：

1，由部门负责人梳理。

2，本月重点工作及本月周工作亮点。

3，下周/月部门重点工作。

会议决议：

1，会议记录必须完整，规范，从讨论记录到会议决议，都要详细记记录，以观备查。

2，会议召开后，一日之内下发会议纪要。

3，会议纪要完成目标的时间、要求、方法和执行部门四落实。

会议事后追踪：

会议决策非常重要：

1. 要检查及时：在会后几天，检查参会人员对会议决议的贯彻落实方案。

2. 定期检查落实，制定各节点，每个节点都要进行检查。

3. 决策完成期限进行及时的总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性。

高效会议八大要点

会议必有准备（没有准备的会议就是一场集体谋杀）

会议必有主题（没有主题的会议就好比让大家来喝茶聊天，浪费时间）

会议必有纪律（迟到，发言情绪，手机静音）

会议必有议程（控制时间，切忌海阔天空发散思维）

会议必有记录（会议记录并邮件备档）

会议必有训练（培训就要有结果，只培不训无效果)

会议必有结果（决议形成记录，并全员签字确认）

会议必有追踪（散会不追，开会一场空，加强回收检查）

很多会议是重视会议前期准备和会议过程，但是误认为会议开展了，问题就得到了解决，忽视了会议成果的跟踪反馈。不论这场会议过程多么有效，没有成果就是没有达到目的，意味着这场会议其实是失败的。关于会议后的决议执行落地，希望大家牢记以下几点：

开会+不落实=零

布置工作+不检查=零

抓住不落实的事情+追究不落实的人=落实