外贸知识：商务信函是什么？怎么写？

随着全球经济和信息技术的快速发展，商务信函已成为对外贸易中不可缺少的组成部分，也是现代外贸活动中Zui常用也Zui有效的通讯方式之一。如果没有往来的贸易信函，大部分的国际贸易活动将会很难顺利进行。因此，商务信函在对外贸易中的作用就是为双方的沟通交流搭起的桥梁，准确而具体地传递双方的各类相关信息。而一封好的商务信函不仅有助于建立和保持良好的业务关系，更能够通过有效的沟通避免缔约双方产生不必要的误解与纠纷。

PART 1.定义

商务信函（Business Letter），是贸易买卖双方用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯方式。商务信函不同于私人信函，商务信函更为正式并且可以成为买卖双方商务往来的法律凭证及解决争端的法律依据。

PART 2.商务信函写作“7C”原则

清楚原则（Clearness）

简洁原则（Conciseness）

准确原则（Correctness）

具体原则（Concreteness）

礼貌原则（Courtesy）

体谅原则（Consideration）

完整原则（Completeness）

PART 3.商务信函写作六要素

1、信头(Letterhead)

信头包括发信人的地址和发信日期。

英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序:第一行写门牌号码和 街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名。

然后是发信日期，它是信头的Zui后一行，可以写成日月年(英式)也可写成月日年(美式)，如：May8，1996或8May，1996。注意的是，月份要写英文名称，否则可能产生歧义。如5/8/1996，美国人会理解为1996年5 月8 日，而英国人则理解为1996年8 月5 日。

2、信内地址(Inside Address)

信内地址包括收信人的姓名和地址。信内地址必须和信封地址一致，这样出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。信内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写法原则上和写发信人地址一样。

3、称呼(Salutation)

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。

(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用 Dear或 My dear再加上表示亲属关系的称 呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。例如: My dear father，Dear Tom等。

(2)写给公务上的信函用Dear Madam DearSir或Gentleman（Gentlemen）。注意:Dear 纯属公务上往来的客气形式，Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是 Dear Sir的复数形式。

(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof Tim Scales，Dear Dr.John Smith。

4、正文(Body of the Letter)

正文的地位和内容与中文信函相同。在英文商务信函中，信文从标题下面两行开始写，行与行之间有一行，段与段之间有两行。

信件正文以占信纸的四分之三为宜，周围留有一定的空白，每行的第一个字从左边取全，右边的第一个字不必取全，但要尽量考虑到整齐和美观。

5、结尾语（Complimentary Close）

英文商务信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。

如果收信人是一家公司，则常用谦称：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等等；如果收信人是个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等等。

6、签名(Signature）

签名是写信人的署名，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别；职务、职称可打在名字的下面。

Tips:

如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记(Enclosure 或Encl.)。

如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在附件注记之后加上Postscript或其缩写(P.S.)进行补充。

PART 4.商务信函写作形式

1、齐头式(Block Style)

齐头式的英文书信，要求除信头外，信内地址以及正文(包括每段起行)、 结束语和签名均靠左边齐头对齐 。

Example:

2、缩进式(Indented Style)

缩进式的英文书信，信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进一两个字母，正文的每段文字的首行也向右缩进四个字母，签名打印时也应该比结束语缩进三四个字母。

Example:

3、混合式(Modified Block Style)

混合式也称半齐头式(semi-block style)。混合式的英文书信，信头、结束语和签名放在右边，每行文字齐头:信内地址各行文字及称谓左边齐头;正文每段起行向右缩进四五个字母。

Example:

PART 5.文化差异对信函写作的影响

信件称呼

信件称呼在中国，人们习惯在正式场合以职称或职位来称呼他人。在西方喜欢直呼他人的名字，而不喜欢称呼其头衔。

语言结构

在函电写作中，外商会直接围绕信函主题展开讨论。而中国人习惯于给出较长铺垫，然后进入正题。

写作习惯

商务写作的目的在于实现复杂信息的传递，在写作习惯不同的情况下会展现出不同的交际习惯、文化信仰等，在不了解对方文化过程中可能造成内容理解出现偏差。

语言表达

在商务英语写作中，撰写时多采用专业、统一的词汇，可以避免词义内涵差别的产生。

应对策略

1、了解中西方文化的差异

每个国家都有各自的文化底蕴，为了更好地符合西方贸易对象的需求，在信函交流时要尽量了解历史传统、政治体制，日常问候等差异。

2、重视语境的把握

语境对于商务英语信函写作很重要，比如数字问题，如果是陈述情况的普通信函，只代表一个简单的数字，但如果文件上下文涉及各方面的前景评估，很可能就会引起误解。

3、把握专业词汇

商务英语专业词汇量大，且有些词汇在商务领域有其专门含义。如果未对专业词汇进行系统的详细了解，易导致写作中表述不专业的问题，给双方交流带来负面影响，甚至有可能导致交易失败。

4、提升写作水平

写作者要多阅读中英文对照书籍，加强对英文表达的了解；相关专业学生可以去外贸公司体验和学习，实际感受一下商务英语信函写作；同时要避免中式英语，尽量根据西方人的思维表达和语言的习惯进行写作。

来源：麦尖国际贸易运营服务工作室